El programa Horizon Europe permet diferent formes de càlcul del pressupost: costos reals, costos unitaris (flat-rate), i tarifa plana (lump-sum).
En les convocatòries de projectes col·laboratius, la forma de càlcul del pressupost del projecte es realitza majoritàriament a costos reals totals. Per aquest tipus de projectes, amb diferents socis, el pressupost del projecte és la suma dels pressupostos individuals de cada soci del consorci que executarà el Projecte.
Per tant, cada entitat haurà de preparar el seu propi pressupost, en base al pla de treball del Projecte (Work Plan), acordat a nivell de consorci.
La tipologia de despeses elegibles dependrà de la normativa del programa, detallada en el conveni de subvenció (el Grant Agreement) i de les condicions especificades en la pròpia convocatòria, si és el cas.
L’estimació dels costos, en canvi, es farà en base a la normativa nacional i interna i de la pràctica habitual de cada entitat.
El pressupost servirà per valorar la viabilitat del projecte i la qualitat del pla de treball (veure entrada al blog El pressupost, un punt important en la teva proposta! del 22/11/2022)
Quant a la presentació pràctica del pressupost, és important entendre que aquest es presenta en dos apartats diferents de la proposta:
- per un costat en la Part A, és a dir en el formulari online (Form A) i
- per un altre costat, en la Part B narrativa de la proposta, concretament en la secció 3 d’implementació.
Cal tenir present que en cas d’incoherència entre la Part A i la Part B tindrà prevalença la informació de la Part A.
La Part A correspon al formulari electrònic i s’emplena directament al Funding & Tender Portal de la Comissió Europea, habitualment per part de l’entitat coordinadora, en base a l’acord amb les entitats sòcies del consorci.
Consisteix en una taula que resumeix l’estimació dels costos de cada soci, en base a unes categories pre-determinades, concretament: A. Personal; B. Subcontractació; C. Compres (dividida en tres subcategories – Viatges, Equipaments i Altres bens i serveis); D. Altres (entre aquestes, la D2. Factures internes). La suma d’aquestes categories indica el total de costos directes del projecte. A partir d’aquí, els costos indirectes (overheads) es calculen de forma automàtica i representen un màxim del 25% aplicat sobre el total de costos directes, excepte a les categories de subcontractació i de factures internes.
Quant a la categoria D. Altres, a part de la categoria més habitual, de factures internes, hi podrem trobar categories especials com el cost de participació de terceres parts (D1) o accés a infraestructures transnacionals (D3 i D4).
El finançament demanat a la CE (Requested EU contribution) s’ha d’emplenar de forma manual al portal, i pot ser igual o inferior al finançament màxim elegible (Maximum EU contribution), que s’emplena de forma automàtica en base a la proporció de finançament elegible (funding rate). Aquesta proporció varia en funció de la tipologia d’entitat (per exemple, per la UdG, com a universitat pública, són elegibles per a finançament el 100% dels costos elegibles).
En la Part B, sota la secció 3 d’Implementació, al punt 3.1 (Work Plan and Resources) cal explicar la distribució del pla de treball (Work Plan) en paquets de treball (Work Packages, WP), oferint informació detallada sobre el pressupost i com aquest contribueix a la consecució dels objectius de cada un dels WP. Per fer-ho, la informació s’ha d’estructurar en cinc taules diferents:
- Esforços en personal (Summary of staff effort, table 3.1f): és una taula global on s’ha d’indicar el número de persones/mes (person month, PM) per a cada WP i cada entitat participant. L’estimació del numero de PM que cada soci necessita per executar les seves tasques depèn de la negociació a nivell de consorci, de la distribució de feina i dels rols assumits en el pla de treball.
- L’estimació del cost de PM és el resultat del cost real de contractació. Varia segons els països i les organitzacions, ja que aplica la normativa nacional (i interna) de cada entitat. Per tant, cada soci ha de fer una estimació interna del cost i passar a l’entitat coordinadora el cost real, o mitjana del cost del seu PM, incloent el numero de PM necessaris per a cada WP on col·labora.
- El cost total de la partida de personal és el resultat de la multiplicació del número de PM pel cost mitjà de PM.
- Cal tenir en compte que es tracta d’una estimació de costos i que la despesa real (cost diari) variarà en funció de múltiples factors, que poden fer variar els costos de contractació; alguns d’ells són imprevisibles, com possibles triennis de la persona contractada o la modificació de la normativa laboral (quota patronal, indemnització, per exemple).
- Costos en subcontractació (Subcontracting costs, table 3.1g): és una partida que per poder ser elegible, ha d’estar prevista en el moment de la sol·licitud, sinó pot requerir una addenda al conveni de finançament. La Comissió Europea exigeix que els socis puguin executar les tasques del projecte per si mateixos i només de forma excepcional, per tasques no essencials i puntuals, facin recurs a un subcontracte. Per això, és important argumentar la seva necessitat. En l’avaluació es podrà veure de forma transparent quin és el pes de la subcontractació sobre el total del pressupost del projecte.
- Compres (Purchase cost, table 3.1h): es demana el detall quan el seu pes supera el 15% del cost del personal. Bàsicament comprèn les despeses estimades en viatges, equipaments i altres bens i prestacions de serveis
- Altres categories (Other costs categories items, table 3.1i): fa referència a les factures internes (si aplica o si és rellevant);
- Aportacions de terceres parts (in-kind contributions provided by third parties, table 3.1.j): només quan un soci requereix la participació d’una altra entitat per dur a terme la seva part del projecte, sempre i quan l’aportació és amb una prestació econòmica (en cas contrari, si és sense contraprestació econòmica o free of charge, cada despesa es pressuposta sota la categoria corresponent, en funció de la tipologia de cost – personal, compres o equipament)
Per ser correcte i obtenir una bona avaluació, un pressupost ha d’estar alineat amb els objectius del projecte, en general, i amb els objectius de cada un dels WP, en particular. Això serà una garantia de la viabilitat del projecte i de la capacitat del consorci de gestionar de forma eficient els fons obtinguts.
Model de proposta estàndard, tipologia Research and Innovation Action, RIA o Innovation Action, IA:
- Pàgina 17: taula de pressupost general per la proposta
- Pàgina 48 taules:
- Esforços en personal (Summary of staff effort, table 3.1f
- Costos en subcontractació (Subcontracting costs, table 3.1g)
- Compres (Purchase cost, table 3.1h)
- Pàgina 49 taules:
- Altres categories (Other costs categories items, table 3.1i)
- Aportacions de terceres parts (in-kind contributions provided by third parties, table 3.1.j)
És una bona pràctica implicar a la Unitat de Programes Europeus i internacionals de finançament de la RDI (european.office@udg.edu) en la fase de preparació del pressupost per garantir que el pressupost presentat en la proposta compleix amb la normativa del programa (tan del programa, com de la pròpia UdG) i per assegurar la possibilitat d’executar-lo correctament, en cas de concessió de l’ajut.