El Lump sum, un nou model de finançament en el programa Horizon Europe

Què es?

Representa un nou model de finançament d’un projecte, en base a unes quantitats predeterminades fixades a l’inici del projecte, per a cada paquet de treball (Work Package; WP).

El model Lump sum és l’alternativa al model habitual, de costos reals (actual cost).

Hi ha dos tipus de Lump sum:

La diferència entre les dues opcions és que l’opció 1 no implica cap acció per part dels beneficiaris, mentre que l’opció 2 sí implica una preparació del pressupost per part del consorci en la fase de proposta.

El denominador comú de les dues opcions és que un cop s’inicia el projecte no cal acreditar la despesa real realitzada, només s’ha de demostrar que s’han aconseguit els objectius del projecte.

La primera opció la podrem trobar en algunes convocatòries com la Proof of Concept (PoC) del Consell Europeu de la Recerca (150.000€ per un projecte de 18 mesos). Però l’ús que es vol implementar de Lump Sum, que comporta més complexitat i que tractarem aquí, és el de la segona opció.

Lump sum, per què?

L’objectiu principal de la CE en el programa marc Horizon Europe (HEU) és reduir la taxa d’error en la justificació de costos observada durant el període d’implementació del programa predecessor, l’Horizon 2020 (H2020).

Per altra banda, es vol incentivar que els beneficiaris es centrin més en la part cientificotècnica relacionada amb l’execució del projecte i la consecució dels objectius proposats que en el seguiment i gestió financera de la despesa, habitual en el model de costos reals.

Què implica?

En la fase de preparació de la proposta, significa més temps de dedicació en el disseny del pla de treball i en l’estimació detallada del cost de cada WP i de cada entitat participant.

El pla de treball del projecte és la suma dels WPs, cada un amb la seva durada. Cada WP implica la interacció entre diferents entitats, expertes en l’àmbit concret del WP.

Per tant, a nivell pràctic, amb el model Lump sum:

• Cada WP tindrà el seu propi pressupost, amb les categories de despesa habituals i seguint les normes d’elegibilitat habituals
• Cada entitat participant tindrà un pressupost per cada WP en el que participi

Per tant, cada WP actuarà com un subprojecte, amb els seus propis participants. El pressupost total del projecte serà la suma dels pressupostos de tots els WP.

El pressupost detallat s’ha d’entregar quan es presenta la proposta, juntament amb la memòria cientificotècnica, seguint el model (excel) de la CE.

Com que el pagament dels WP és efectiu en la finalització dels mateixos, en el disseny del pla de treball i dels WPs, s’ha de tenir en compte la durada dels períodes de justificació corresponents (Reporting periods –RP; que poden tenir 12-18-24 mesos). Per tant a nivell pràctic, els WPs transversals que acostumen a tenir una durada igual a la del projecte, com el de Gestió (Management; MNGT) o el de Comunicació, explotació i disseminació (CDE), es poden dividir en funció de la durada estimada dels RP. Per exemple: si per un projecte de 36 mesos, preveiem 2 RPs, planificarem 2 WPs de MNGT i 2 WPs de CDE, per poder demanar el cobrament de les despeses corresponents a aquestes activitats.

La mateixa “estratègia” cal aplicar per la resta dels WPs, sense forçar el calendari i seguint sempre la lògica cientificotècnica en la divisió dels WPs.

El cost estimat per a cada WP i per cada entitat serà objecte d’avaluació de la proposta i es reflectirà en la nota obtinguda. En relació al cost de personal, el personal avaluador tindrà en compte les dades de referència de la CE del “Personnel cost dashboard” per a cada país participant. És recomanable tenir-lo en compte a l’hora de preparar el pressupost per cada entitat i, en cas que no s’ajusti a les referències, explicar la raó en la part d’implementació, secció 3 de la part B del projecte.

Com es finançarà?

Hi haurà un avanç del finançament (prefinancing) a l’inici del projecte. La resta dels pagaments es faran en base al grau d’acompliment de les activitats de cada WP en el moment del RP.  

Cal tenir en compte que:

• Només es rebrà el finançament per WP si aquest ha estat executat a la data de finalització del RP.
• Un WP rebutjat en un RP es pot tornar presentar novament al final del projecte.
• Si un soci no executa la seva part d’un WP i per aquest motiu els objectius del WP no s’acompleixen, afectarà el finançament que rebran els socis que col·laboren en el WP. Per això cal ressaltar, més que mai, la importància d’escollir bé els socis col·laboradors en cada WP i limitar les interaccions a les imprescindibles per assolir els objectius del WP.

Reflexions…

• El nou model Lump sum vol comportar una “simplificació” en la fase de justificació de cares a la Comissió Europea, en el sentit que el beneficiari no ha d’entregar la documentació econòmica justificativa acreditant les despeses reals del projecte, ni tampoc està previst que hagi de passar una auditoria financera. No obstant, el beneficiari sí que ha d’assegurar l’elegibilitat de la despesa, segons el Grant Agreement i cal aplicar la normativa nacional vigent. Per tant, internament, és necessari seguir fent Time Sheets, aplicar els límits legals en les despeses de viatges i tenir en compte la normativa vigent de contractació pública o compra d’equipament (cost amortització).

• La fase de preparació de la proposta i del pressupost associat cobra més importància, pel grau més elevat de complexitat a l’hora de dissenyar el consorci i el pla de treball del projecte. Per tant, es recomana reservar suficient temps per a la preparació del pressupost, fer-se les preguntes “Amb qui treballo bé?” i “Com construeixo els WPs per assegurar un cash-flow periòdic pel projecte i pels participants?”.

• Durant el període d’execució del projecte, si és justificable a nivell científicotècnic, la CE permet canvis en el contingut del WP. Això pot comportar un traspàs de pressupost entre WPs i socis. Si el canvi té impacte en les categories de la despesa del WP, la CE demana formalitzar-lo mitjançant una addenda al Grant Agreement, com una excepció a la pràctica habitual amb el model de costos reals. Això comporta una complexitat afegida.

Per finalitzar, remarcar que el nou model de Lump sum està en fase de proves.

La CE posa a disposició guies, seminaris i recursos teòrics útils per a la preparació d’una proposta (enllaç). Però encara falten experiències pràctiques de projectes finalitzats que s’hagin executat en base aquest model. Anirem aprenent tothom, a ritme que avancem.

Des de l’OITT estem desenvolupant eines pràctiques de preparació interna del pressupost en base al model Lump sum que us poden ser útils. Contacteu-nos!

Equip de Programes Europeus RDI