L’èxit d’un projecte depèn en gran mesura de la solidesa del pressupost que l’acompanya. Una planificació deficient o errònia podria ser de difícil correcció un cop finançat el projecte, ja que l’acceptació de canvis posteriors dependrà del grau de rigidesa o flexibilitat de l’agència finançadora i/o del programa de finançament.
El pressupost representa una eina que els revisors utilitzen per avaluar la coherència i consistència del pla de treball. Un pressupost sobredimensionat o, per contra, infravalorat serà objecte de crítica en l’avaluació i pot fer perillar el finançament d’aquest projecte.
És important justificar la necessitat de cada despesa, evitant despeses excessives i especificant la relació amb les activitats del pla de treball. En aquest sentit, cal partir de la premissa que el pressupost ha de ser el resultat del pla de treball, i no al revés. Per tant, cal començar amb fixar els objectius del projecte, determinar els paquets de treball (tasques) amb les activitats corresponents i, un cop finalitzat el pla de treball, estimar quins recursos, humans i materials, són necessaris per executar-lo.
Els punts principals que s’han de tenir en compte a l’hora de planificar un pressupost són:
- la intensitat de finançament de la convocatòria, per determinar si cal aportar co-finançament
- els criteris d’elegibilitat de les despeses (quines despeses no són elegibles, incloent el % de costos indirectes que seran finançats)
- la forma de càlcul del pressupost (a costos reals: totals o marginals; costos unitaris: flat-rate/tarifa plana o lump-sum)
- la normativa del programa de finançament i la normativa i la pràctica habitual de la UdG per a l’execució del pressupost (quant a la contractació de personal, contractació pública, desplaçaments, amortització d’equipaments, compres, etc.)
En el cas de presentació de la sol·licitud en 2 fases, en la primera fase s’acostuma a demanar només la presentació del pressupost global, de tot el consorci, sense desglossar-lo per soci i partides. No obstant, és recomanable assegurar que cada soci tingui una imatge clara sobre la despesa que els suposarà executar les tasques del pla de treball. Concretament, és responsabilitat del coordinador assegurar-ho i és una molt bona pràctica negociar el repartiment del pressupost entre socis, en base a les necessitats i responsabilitats de cadascú, ja en la primera fase de la proposta.
En el programa marc Horizon Europe existeix força flexibilitat en els ajustaments del pressupost durant la implementació del projecte, tant entre partides com entre socis, sempre i quan:
- les tasques previstes en el pla de treball no canviïn, quant a objectius i responsables;
- no es tracti de participació de tercers, particularment de subcontractacions no previstes.
No obstant, aquesta flexibilitat no és habitual en programes co-finançats amb fons FEDER, o els gestionats per altres Direccions Generals de la CE que no siguin la de Recerca, com pot ser el programa LIFE (Direcció General de Medi Ambient), entre d’altres.
És una bona pràctica implicar a la Unitat de Programes Europeus i internacionals de finançament de la RDI (european.office@udg.edu) en la fase de preparació del pressupost per garantir que el pressupost presentat en la proposta compleix amb la normativa del programa (tan del programa, com de la pròpia UdG) i per assegurar la possibilitat d’executar-lo correctament, en cas de concessió de l’ajut.